Rechnungen aus Stripe (Pohoda XML / FlexiBee XML)

Video-Anleitung

Sehen Sie sich eine kurze Demonstration des gesamten Ablaufs an — vom Herunterladen des CSV-Exports aus Stripe bis zum fertigen Pohoda/FlexiBee XML.

Einleitung

Wenn Sie das Zahlungsgateway Stripe nutzen und ausgestellte Rechnungen in das Buchhaltungssystem Pohoda oder FlexiBee (ABRA Flexi) importieren müssen, ermöglicht Ihnen Biatec.cz die automatische Umwandlung des CSV-Exports von Rechnungen aus Stripe in das XML-Format, das diese Systeme nativ unterstützen.

Der Vorgang ist einfach: Sie laden den CSV-Export von Stripe herunter, laden ihn auf Biatec.cz hoch, wählen das Ausgabeformat aus und laden die fertige XML-Datei herunter, die für den Import bereit ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1 Laden Sie den CSV-Export der Rechnungen aus Stripe herunter

Melden Sie sich im Stripe-Dashboard an und gehen Sie zum Bereich „Billing → Invoices“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Export“ und laden Sie die CSV-Datei mit allen Rechnungen für den gewünschten Zeitraum herunter.

2 Laden Sie die Datei auf Biatec.cz hoch

Klicken Sie auf der Startseite von Biatec.cz auf die Schaltfläche „Datei hochladen“. Wählen Sie im Dialogfenster die von Stripe heruntergeladene CSV-Datei aus.

3 Wählen Sie den Dateityp und geben Sie das Land und die Steuernummer Ihres Unternehmens ein

Wählen Sie in den Einstellungen der hochgeladenen Datei den Typ „Rechnungen: Stripe“ aus. Geben Sie das Land — den Sitz Ihres Unternehmens — und dessen Steuernummer (USt-IdNr. / Steuer-ID) an — diese Angaben werden als Lieferant im Ausgabe-XML verwendet.

Dateityp	Rechnungen: Stripe
Land	Land des Firmensitzes (DE, AT, CZ, SK, …)
Steuernummer / USt-IdNr.	Identifikationsnummer Ihres Unternehmens

4 Transformation konfigurieren

Vor dem Start der Transformation können Sie anpassen, wie die Rechnungen umgewandelt werden. Alle Einstellungen haben sinnvolle Standardwerte — im Zweifel können Sie diesen Schritt überspringen.

Lieferantendaten

Feld	Wofür es dient
USt-IdNr.	Wird automatisch aus dem öffentlichen Register (ARES/Finstat) anhand der Firmen-ID übernommen. Wird in den Rechnungskopf des Ausgabe-XML geschrieben.
USt-Regime	USt-Pflichtiger / Nicht-USt-Pflichtiger / OSS (One Stop Shop). Bestimmt, wie die USt berechnet und ausgewiesen wird.
Firmenname (Aussteller)	Automatisch aus dem Register übernommen. Wird als Lieferant in das Ausgabe-XML geschrieben.
Dateibezeichnung	Optionales Label zur besseren Orientierung in der Liste der hochgeladenen Dateien.
Wechselkursumrechnung	Bei Rechnungen in Fremdwährung fügt Biatec die Umrechnung in die Heimatwährung zum Tageskurs der Zentralbank (CNB/NBS) hinzu. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nur in der Originalwährung buchen möchten.

Buchhaltungseinstellungen

Feld	Wofür es dient
Buchungsvorlage	Eine Vorlage, die Soll-/Haben-Konto, USt-Satz und Kontrollmeldungszeile vorausfüllt. Beim Verkauf über ein Zahlungsgateway empfiehlt sich eine Vorlage mit Konto 378 (Forderung gegen Vermittler); für Direktverkauf 311.
Steuerdatum / Buchungsdatum	Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum / Monatsende. Bestimmt, in welcher Periode die Rechnung in der Buchhaltung und in der USt-Meldung erscheint.
Soll- / Haben-Konto	Synthetische/analytische Konten (z. B. 311 Forderungen, 602 Umsätze für Dienstleistungen). Werden aus der Vorlage vorausgefüllt, können überschrieben werden.
Kostenstelle	Optionale Analytik zur Aufteilung der Erlöse/Kosten nach Kostenstellen.
USt-Satz / USt-Land	Steuersatz (19 / 7 / 0 % …) und Land der Besteuerung. Beim OSS-Regime wird das Land in der Regel anhand des Kundenlandes bestimmt.
Kontrollmeldungszeile	Zeile in der Kontrollmeldung (A1, A4, A5, B2 …). Wichtig für die korrekte USt-Berichterstattung.

Verwendungszweck

Option	Wann verwenden
Alle Zeichen	VZ = Rechnungsnummer unverändert (z. B. INV-2026-001). Geeignet, wenn Ihr Buchhaltungssystem alphanumerische VZ akzeptiert.
Nur Ziffern	Behält nur Ziffern aus der Rechnungsnummer (2026001). Standard für nationale Zahlungen in CZ/SK.
Zeichen → Ziffern	Buchstaben werden über eine feste Tabelle in Ziffern umgewandelt. Nützlich, um aus alphanumerischen IDs eindeutige VZ zu erzeugen.
Auf VZ neu zuordnen	Explizite Zuordnung „Rechnungsnummer → VZ“. Nützlich, wenn Sie eine eigene VZ-Reihe unabhängig von Stripe-IDs führen möchten.
Max. Länge	Kürzt den VZ auf N Zeichen (typischerweise 10 für nationale Zahlungen).

Transliteration (Diakritika in Namen)

Für jedes Feld (Kunde, Adresse, Lieferant, Beschreibung) können Sie wählen:

• Aus — Originaltext inkl. Diakritika beibehalten
• Kompakt — Diakritika entfernen (Žluťoučký → Zlutoucky)
• Phonetisch — phonetische Umschrift (nützlich bei Kyrillisch, asiatischen Schriften)

Einstellungen als Vorlage speichern

Mit der Schaltfläche „Als Typ speichern“ speichern Sie die aktuellen Einstellungen (Konten, USt, Transliteration, VZ) als eigene Vorlage — beim nächsten Mal wählen Sie sie aus der Liste der Dateitypen und alle Felder werden vorausgefüllt.

5 Starten Sie die Transformation

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Transformieren“. Das System analysiert die CSV-Datei, erkennt die Struktur der Rechnungen und erstellt die XML-Ausgabe.

6 Vorschau überprüfen

Nach der Transformation wird eine Vorschau mit einer Übersicht der importierten Rechnungen angezeigt. Überprüfen Sie:

• Anzahl der erkannten Rechnungen
• Gesamtbeträge und Währungen
• Richtigkeit der Empfängerdaten
• Ausstellungs- und Fälligkeitsdaten

Die Filter paid / open / draft über der Tabelle ermöglichen es, Rechnungen nach Status massenhaft auszuwählen oder abzuwählen. Einzelne Zeilen können Sie auch manuell abhaken.

7 Entsperren und Ausgabedatei herunterladen

Nach dem Freischalten mit Credits können Sie die Ausgabedatei in einem von zwei Formaten herunterladen:

Format	Buchhaltungssystem	Beschreibung
Pohoda XML	Stormware POHODA	XML-Format für den Import von Rechnungen über die Rechnungsstellung
FlexiBee XML	ABRA Flexi (FlexiBee)	XML-Format für den REST-API-Import oder manuellen Import

Wichtige Informationen

Preis für die Transformation

Der Preis für die Transformation von Rechnungen aus Stripe berechnet sich wie folgt:

Unterstützte Daten

Die folgenden Daten werden aus dem CSV-Export extrahiert und in XML übertragen:

• Rechnungsnummer (Invoice ID)
• Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum
• Kundendaten (Name, Adresse, E-Mail)
• Rechnungspositionen (Beschreibung, Menge, Stückpreis)
• Gesamtbetrag, Währung, MwSt.
• Zahlungsstatus

Fehlerbehebung

Problem	Lösung
CSV-Datei wird nicht erkannt	Stellen Sie sicher, dass Sie Rechnungen (Invoices) exportiert haben, nicht Zahlungen (Payments) oder Auszahlungen
Fehlende Kundendaten	Überprüfen Sie, ob die Rechnungsdaten der Kunden in Stripe vollständig sind
Falsche Währung	Stripe verwendet dreistellige Währungscodes (USD, EUR, CZK). Überprüfen Sie die Währungseinstellungen in Stripe